海宁:打通“三级”脉络 扎实推进档案信息共建共享

一、以点促面主抓资源建设，整合全市档案信息资源

一是加大力度，提高馆藏档案数字化率。按照“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化原则，筛选出社会利用面广、利用频率高和具有一定史料价值、凭证价值的11554卷档案优先完成数字化。对馆藏30万卷（件）共计1800万页档案进行数字化加工。截至2015年6月底，已完成1638万页的数字化加工量，完成率达90.1%。

二是统一标准，提高各级单位存量、增量档案数字化程度。以档案登记备份工作为契机，在2011年集中对全市87家立档单位的存量文书档案进行全部数字化，连续3年实现所有进馆单位增量文书档案的100%数字化。同时开展重要涉民业务类档案数字化工作，10家重要涉民单位已完成了存量和增量的19类业务档案数字化工作。根据各单位档案分类方案，订制个性化档案资源数据库，完善检索方案提高档案管理系统的数据查全率和查准率。

三是夯实基础，加快村级重要档案的整理和数字化工作。2013年市档案局申请专项资金 100余万元，用于村级档案的规范化整理和数字化加工，计划分三年时间分期分批完成全市所有村级档案资源的有效整合。同时开展培训，加强指导力度，以镇带村，规范村级档案的整理工作。目前已有12个乡镇（街道），共108个村已经开展重要档案的规范化整合和数字化工作。

二、从上至下完善管理体系，形成长效工作机制

一是局馆统筹，建立三级共建共享机制。由市档案局统一部署，以规范、合理、分层的标准建立档案馆、立档单位、基层单位资源建设体系，以所有档案利用服务点为基础形成网络化的档案利用服务体系。同时，多方面拓展渠道，开展与周边地区的民生档案跨区联动服务，与嘉兴四县二区、长兴县建立跨馆档案利用协议关系。

二是试点推进，细化体制建设内容。以许村镇档案馆为试点，依托市、镇、村三级档案资源，借助档案共建共享利用平台为群众提供档案利用服务，落实三级共建共享机制。分阶段对试点工作进行总结，汇总具体工作开展中遇到的问题，总结工作经验和方法，提高体制机制的完备性和兼容性，用于档案共建共享工作的推广。

三是层级推进，形成常态化工作机制。在试点工作基础上，由市档案局统一部署，在全市范围内分层次、有落差的推进三级共建共享机制。借力市两办发文《关于开展海宁市档案资源共建共享利用工作的通知》，扩大执行的力度和影响。各单位结合统一要求和本单位的特点，落实各项工作措施，档案共建共享工作常态化，形成长效机制。

三、化整为零细化系统建设，延伸档案利用服务面

一是借力嘉兴市局，用好嘉兴市民生档案利用平台。借助该平台，加强嘉兴范围内馆际之间的合作，实现档案利用服务的向上延伸。同时在全市各镇（街道）、村（社区）建立195个受理点，提供20种民生档案的远程查询利用，就近受理群众的档案查询申请，努力打造老百姓“家门口的档案馆”。目前，该平台已受理远程档案利用269人次，出证248份。

二是连镇入村，建设农村档案信息共享平台。完善硬件设施设备，实现专机专用，将28台触摸屏查阅机送到乡镇（街道）、村（社区）。提供“超市”化自主服务，动动手指就能查到馆藏开放档案、现行文件和市、镇、村三级开放档案以及其他涉民信息。镇村联动，建立便民直通车机制，落实人员职责，实现农民查阅档案信息一般不出镇的目标。

三是稳步拓展，推广档案共建共享利用平台。92家法定进馆单位经过培训正式纳入平台进行管理，目前有68%的单位已经完成数据导入，共建云数据大平台。市档案局将“三级联动”理念予以平台设计中，借助平台功能，实现实时层级指导和双向反馈。三级共享档案资源成果，馆室、室室之间实时借阅，档案服务实现纵向、横向的延伸。目前，在该平台上，已实现跨全宗借阅52人次、室藏借阅356人次，向馆藏发起借阅47人次，平台用户也在持续增加中。

通过资源建设、体系建设和系统建设三方面的工作，海宁市已基本形成一套“沉淀式”的工作机制，以馆藏资源管理系统为服务中心，发散式开放开发档案信息资源，打破陈旧管理模式，夯实每一层级的工作基础，三级联动，实现档案信息共建共享。同时我局设立的“区域档案共建共享利用平台研究与实践”科研课题经省档案局批准立项，在项目中将继续探讨档案共建共享利用实现方式，进一步延伸“共建共享利用”概念和服务面，助推“五档共建”工作。（海宁市档案局  张丽霞）