民企档案的“大管家”——记杭州娃哈哈集团有限公司档案员陈小冬

陈小冬在档案室查档

2000年，从浙江大学档案专业毕业的陈小冬来到娃哈哈集团档案室工作。当时，有人劝她：集团岗位多的是，档案岗位工资少、晋升慢，再怎么选也别选这个；还有人不理解正值青春年华的她，为何甘愿从事这样一份“养老”的工作。面对这些，她没有退缩，而是一步一个脚印地往前走。14年的不懈努力，让她从一名初出茅庐的小姑娘成长为集团公司的优秀管理工作者，并取得了专业管理一级水平的骄人成绩。多年来，作为娃哈哈集团的档案业务主管，她带领集团的其他3名专职档案员以及全集团的100余名兼职档案员，攻坚克难，创新进取，工作走在了全省民营企业档案工作的前列。

档案收集克难攻坚

刚到集团档案室工作，陈小冬就碰到了一只“拦路虎”，那就是档案材料收集难。当时，娃哈哈集团的研发、生产、销售等部门各自保管工作资料，不清楚哪些资料需要归到集团档案室；为了工作便利，各部门也不愿意把资料交到档案室集中管理。对此，陈小冬想：“档案收集是档案室获取和充实档案资源的主要渠道和手段，这个渠道不畅通，集团档案工作基础就不牢固。为此，她在集团总经办的领导下，实施了“两步走”的工作目标：一是调研分析，二是建章立制。通过认真调研，全面掌握集团各部门的具体职责和工作内容，因地制宜地制定《集团档案管理制度》、《分公司档案管理制度》和《重大活动档案管理办法》等管理办法。

有了切实实际、详细科学的工作制度和标准后，档案“收集难”问题迎刃而解。然而，随着集团规模的不断扩大、原先的档案收集范围已不能适应企业快速发展的需要，档案管理面临着新考验。为此，档案室提出可以根据集团每年的实际情况，对各部门的归档范围做适度调整，并于每年初以集团公司名义下发收集通知，再由集团档案室的专职档案员分工负责与相关业务部门沟通，并进行指导和督查以及通报各部门档案资料收集情况。

经过不懈努力，集团档案室的收集工作走上了正轨。目前，已经形成包括经营、基建档案、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计档案、特种载体和人事档案等11大类档案资料在内的、门类齐全、内容丰富的室藏结构。这些档案全面真实地记录了企业27年创业发展历程中的点点滴滴，成为了集团的“无价之宝”。

档案整理巧出新招

档案收集工作走上正轨后，档案整理又成为横亘在陈小冬面前的一座大山。对于是立卷整理还是按件整理，企业的兼职档案员陷入了困惑。为此，档案室的相关电话咨询非常多。陈小冬心想：自己老是做热线电话的接线员可不行啊，必须沉下心去了解一线档案员的实际需求和困难，探索出一套契合企业发展需要和实际的档案整理方法。

经调研分析，集团档案室在遵守相关法律法规的基础上，决定实施分类整理的方法。对文书档案中的传媒报道、销售协议采用传统组卷方式，因为这两类档案量特别大，利用十分集中，采用组卷方式更有利于档案的保管和利用；其余的文书档案则采用一文一件的方式进行整理。针对大型活动、工商变更登记材料等成套性材料，从系统检索和提供利用的角度出发，档案室创造性地提出了组大件的做法，即将成套性较强的材料全部组成一件，在系统中只体现一个目录，著录条目尽量细化，有些大件可用组卷方式编制卷内目录。实践表明，这种结合企业实际的档案整理方法是行之有效的，因此受到了各部门兼职档案员的欢迎，也得到了集团总经办的充分肯定。

利用服务讲求实效

顺应企业信息化管理的大趋势，娃哈哈集团在2002年就引进了综合档案管理系统，实现了档案目录管理的电子化。为进一步提升集团档案信息化管理水平，陈小冬作为相关负责人之一，带领团队辗转到传化集团等单位学习考察，参加档案信息化管理交流会，深入了解档案信息化管理的最新成果。经过深入调研，她于2008年建议和推动公司投入100多万元进行档案管理系统的升级，旨在建立覆盖全集团（包括所有分公司）的多全宗档案信息管理系统，实现档案目录和原文信息的联网查询，以有效整合整个集团的档案信息资源，更好地为公司的各项工作提供优质服务。2009年，又重点实施档案全文数据库建设，制定了《数字化加工规范》，对集团的历史档案进行了数字化加工。可以说，集团档案信息化管理平台和数据库建设的快速推进，为档案资源的开发利用和共享提供了重要支撑和保障。如今，集团分厂遍布全国，档案管理系统已经实现了全国联网和信息共享。每个分公司都可以在集团档案管理系统中录入条目、挂接影像页、实时查询；总公司档案室也可随时对各分公司的档案管理情况开展查询和监督，大大提高了档案利用效率以及指导和监管水平。

档案收集、整理和信息化管理的良好态势，为档案提供利用打下了坚实基础。在众所周知的娃哈哈与达能的诉讼官司中，档案就发挥了举足轻重的作用。期间，集团公司档案室接待了近千人次的历史资料查阅，并提供了大量合同、会议材料以及来往信函等各类档案材料，这为娃哈哈在“达娃之争”中维护自身合法权益提供了强有力的凭证。娃哈哈老总宗庆后说：“在这次事件的解决过程中，档案资料发挥了应有的凭证作用。在诉讼过程中，达能提出的好多证据材料恰恰证明了‘谁在违法冒用别人的商标，谁是受害者’，同时也证明了娃哈哈是有诚信的，是遵守契约精神的！”

当然，在档案的借阅利用中，集团档案室也曾经因为职责不清导致档案丢失。汲取这次教训，陈小冬制定了严格的档案借阅交接手续，整个工作流程明细清楚、职责分明；为提高档案借阅利用效率，陈小冬还为每位专职档案员设置了档案外借权限，并安排专人核对督查，及时催收外借档案。这种结合各部门工作需要又兼具灵活性、实用性的工作制度一经推出，就受到了各方欢迎。近几年来，集团档案室每年接待服务的人次都在4500次以上。2008年，在集团服务考评系统实施后，每个月分公司和部门都要接受背对背测评，档案室也不例外。在测评中，档案室年年因优质服务而名列前茅。对于档案查询失败案例，陈小冬十分重视，因为这关系到部门管理和服务水平。为此，她每月都主持召开会议，重点对档案查询失败案例进行剖析，分析原因，明确责任，及时整改。在工作中，她严格管理的理念，认真细致的作风，热情诚恳的态度，受到相关部门和分公司的一致称赞和好评。

陈小冬坦言：在企业，档案工作是一项很基础但不太起眼的工作。然而，娃哈哈集团的领导十分重视档案工作，愿意投入大量人力物力财力推动档案工作。自己能成为娃哈哈的一员，并在平凡的档案岗位实现自我价值，这是十分幸运的。我愿意坚守在档案工作岗位上，全心全意做好企业发展壮大的记录者和企业文化的守护者。

（作者：陆建春  温泮婧，原载于2014年第12期《浙江档案》杂志）