健全档案工作体制机制 推动档案工作长远发展

中央和国家机关档案工作会议指出，今后机关在体制机制上进行探索和调整，一定要做到不改变办公厅（室）的直接领导、不弱化机关档案处室力量，保证配齐专职档案工作人员，保留档案处室名称中的“档案”字样，真正把组织领导和机构设置问题处理好。在机关档案工作体制机制创新上，中科院结合自身特点进行了有益的探索和尝试。

中国科学院（以下简称“中科院”）是我国自然科学最高学术机构、科学技术最高咨询机构、自然科学与高技术综合研究发展中心。2014年，中科院发布了《中国科学院“率先行动”计划暨全面深化改革纲要》，作为当前和今后一个时期统揽中科院改革创新发展的行动纲领，纲要的启动实施，掀开了中科院各项事业改革发展的新篇章，也对中科院档案工作提出新的更高要求。为使档案工作真正起到“支撑创新、服务科研”的作用，中科院领导高度重视，结合院情、所情，加强档案工作的顶层设计，创新档案工作管理体制，完善档案工作机制，建成了档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作格局，为实现中科院档案事业新的更大发展奠定了坚实的基础。

一、完善院所两级分级负责、统分结合的档案工作管理体制

1.调整中国科学院档案馆的职能定位和运行机制，理顺院级档案工作管理组织架构和工作机制。

2013年，中科院突破原有档案工作管理体制，在院层面理顺办公厅和档案馆的工作关系，将办公厅文书档案处的全院档案工作管理职能与档案馆业务建设职能进行整合，发文明确中国科学院档案馆为院设管理型非法人单元，主管部门为办公厅，依托单位为文献情报中心。档案馆受办公厅委托，履行全院档案工作行政管理和业务建设的职能。档案馆工作是办公厅档案工作的有机组成部分，是办公厅全院档案管理职能的延伸。调整后的档案馆，按照档案工作内容和业务流程设置了综合管理部、规划与指导部、信息化建设部、利用与编研部4个内设部门，人员编制从13名增加到23名，经费计划单列，为档案馆按照档案工作的特点独立开展工作创造了必要条件，也为院属100多个单位在档案部门设置、人员配备、经费投入等方面起到了示范导向作用。

2.规范院属单位档案部门设置和档案工作网络，完善所级档案工作管理体制。

中科院明确了院属单位的综合处是本单位档案工作的主管部门，统一了各单位综合档案室的归属；强化了综合档案室的职能，明确综合档案室归口负责管理本单位各种门类档案，同时要求各单位建立以综合档案室为核心，全面覆盖本单位各管理部门和研究室（项目组）的档案工作网络，不仅形成了各单位、各部门共同参与的工作氛围，也为综合档案室依法依规开展档案工作提供支持创造条件；明确了院属单位综合档案室的专职档案人员的配备标准（各单位应至少配备1名专职档案人员，500人以上的单位应至少配备2名，并根据工作实际需要适当增加），要求从事档案工作的人员原则上纳入专业技术职称系列，为中科院档案工作的发展提供有力的队伍支撑。

二、建立分工明确、各司其职的档案工作责任体系

档案工作人人有责，做好档案工作不仅是档案部门和档案工作人员的职责，也是各级领导干部、管理人员和广大科技人员的共同职责。在建设档案工作责任体系中，中科院紧抓4个关键点：一是强化档案工作领导责任制，要求院属各单位、院机关各部门必须明确档案工作主管领导，对本单位、本部门的档案工作负主要责任；二是强化专、兼职档案工作人员的岗位责任制，确保各类档案的建档工作落到实处；三是切实将档案工作纳入各级各类人员的考核范围，逐步建立激励与约束并重的档案工作考核机制；四是建立档案工作责任追究制度，对丢失、损毁档案，造成重大损失的相关责任人，依法依规追究其相应责任。

三、健全规划引领、问题导向的档案工作发展机制

1.制定档案工作长远发展指导意见，明确发展方向与目标。

2014年9月，中科院以院文件的形式向全院发布了《中国科学院关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（以下简称《实施意见》），从充分认识新形势下加强和改进档案工作的重要意义、改进和完善档案工作管理体系、建立健全科研活动和管理工作全覆盖的档案资源体系、建立健全服务科技创新的档案利用体系、建立健全确保档案安全保密的档案安全体系、推进数字档案馆（室）建设、加强人员队伍建设7个方面，提出了新形势下全面提升中科院档案工作水平的25项具体举措。《实施意见》是今后一个时期推动中科院档案工作创新跨越发展的指导性文件，为更好地推动中科院档案事业科学发展，更好地支撑服务中科院各项事业的改革创新发展提供了政策保障。

2.编制档案工作5年发展规划，明确具体工作任务。

2011年，中科院完成了《中国科学院档案工作“十二五”发展规划》的编制，该《规划》的实施极大地促进了中科院档案工作的发展。目前，中科院正在编制档案工作“十三五”发展规划，作为《实施意见》的配套文件，明确未来5年内的发展目标、主要任务等，在统筹谋划、全面推进的基础上，结合实际，重点解决一些影响和制约档案工作发展的深层次和关键性问题，并将其作为专门工作的规划纳入中科院整体工作规划体系中，实现全院档案工作发展规划的常态化。

3.建立健全规章制度，明确档案工作要求。

在新形势下，中科院档案工作涉及的领域更广阔、内容更丰富、需求更多样，按照“业务建设有标准，管理工作有规范”的思路，中科院不断建立健全档案工作规章制度，初步建成了覆盖档案收管用全过程、较为完整的档案管理规章制度体系。例如：结合中科院实际已经制定了大科学工程项目档案、军工固定资产投资项目档案、纸质档案数字化工作等10多个标准规范，正在研究制定跨学科、跨领域、跨机构的科研活动组织形式下科研档案的建档和管理规范，使中科院档案工作的规章制度不断适应新形势、新要求。同时，中科院通过持续抓好标准、规范的宣贯和检查，提升中科院档案工作的科学化、标准化水平。

4.深化工作研究，促进档案工作与时俱进。

组建院档案工作研究组，秉承“研究从工作中来，研究为了工作”的宗旨，从一线档案工作实践中凝练问题，着力研究解决中科院档案工作中亟待解决的问题，为完善和制定档案工作相关管理办法提供工作建议和依据。近年来，开展了“三跨”科研项目文件材料归档和管理、科研电子文件归档和管理、知识产权档案管理、档案知识组织的技术与方法4个方面的研究，形成多篇研究报告。基于其中的研究成果，向院领导报送的《关于加强战略性先导科技专项档案管理的建议》，得到了中国科学院院长白春礼等3位院领导的重要批示。

做好新时期档案工作，任务艰巨、责任重大。中科院将在总结档案工作经验的基础上，认真研究谋划新形势下加强和改进档案工作的新思路、新举措，将档案工作提高到新水平、发展到新阶段，使档案工作为中科院的改革创新发展作出更大贡献，为实施“率先行动”计划提供有力支撑和服务。