海宁市档案局建设“智慧档案”打造档案事业“升级版”
一、推进档案资源建设，实现档案智慧整合
一是加大力度，提高馆藏数字化。筛选出社会利用面广、频率高和具有史料价值的档案共计11554卷优先进行数字化，于2013年8月先行完成。同时，制定工作进度安排表，安排约40名工作人员，分40个批次对馆藏26万卷（件）共计1400万页档案进行数字化加工，确保数字化完成量。截至2014年底，已完成1186万页的数字化加工量，完成率84.71%。其中，完成全文数字化数量达500多万页，导入馆藏档案信息资源管理系统中，实行在线利用。
二是有效整合，定制个性化数据库。根据丰富的馆藏资源，在14大类数据库下分层建立案卷级和文件级文书目录、民生档案、特种载体档案专题档案等30个数据库，存储容量达1.2T。同时，将各单位全宗、目录、年度等档案属性对数据进行分类，开展影像件双层PDF转换、应用OCR文字识别技术、TRS全文检索，弥补人力著录信息的不足。至目前，已转换PDF文档220万页，检索速度提高200%。
三是三级联动，共享云数据大平台。积极扩建数字档案馆机房，投资500万元按照国家B级标准采购配置精密空调、新风设备服务器、大容量存储设备等，用于集中存放云数据。并实行市、镇（街道）、村（社区）的数字档案馆（室）三级联动模式，将该市各级档案数据整合成云数据大平台。至2014年底，云数据平台已存放各类数据103.7万条，开放云数据共享9.8万条，并且都进行了双套备份。
二、完善档案管理方式，实现档案智慧管理
一是多措并举，规范数字化加工流程。选择在业内具有良好声誉和实力的上海中信信息发展股份有限公司实行项目外包，并加强健全数字化加工作业规程，建立档案实体借调、前处理、条目著录、图像扫描、质检、成果验收等各个环节的操作规范。同时，指定专人对档案数字化加工项目现场进行定期检查。截至2014年底，共开展各类检查24次，发现图像扫描、处理等问题21项，已全部整改完毕。
二是运维得当，确保数字档案安全。为确保数字档案接收与上传的安全，确保档案数据库的完整有效，实行“三套制”备份，即馆内交叉使用光盘、移动硬盘等存储介质实施“双套”异质备份，并对馆藏重要数据开展异地备份和“县备市”，定期对原异地备份数据进行检测，发现问题重新调整备份策略。目前，馆藏资源管理系统、档案共建共享利用平台两个系统已完成二级信息系统的等级保护测评工作。
三是强化指导，提高基层档案工作水平。参照浙江省机关数字档案室建设规范，制定统一的数字化加工标准，采用协作组工作会议、组织集中培训、派员实地上门等方式开展基层指导工作，不定期对基层档案室数字档案资源进行监督检查，帮助其提高工作水平。截至2014年底，召开协作组工作会议14期，集中培训18期共665人次参加，实地上门指导62家单位共计130余次。
开展检查162次，发现各类问题33项，均完成整改，该市70余家单位各级数字档案室全部完成创建工作。
三、创新档案利用方式，实现档案智慧服务
一是依托馆藏档案信息资源管理系统，查档服务高效化。健全系统功能，简化操作流程，利用系统查阅档案时间较以前翻阅实体档案的查档方式缩短了10倍，极大提高查档服务效率。同时，设立自主查档区，以电子阅览室系统授权登陆提供自主查档的方式，利用多媒体档案管理系统实现对珍贵照片、音视频等特种载体档案的资源整合，档案查准率达到100%，档案查全率提高150%。截至2014年底，利用该系统已为全市4376人提供5923卷、5123件档案的查阅利用，累计出证4435份。
二是借助民生档案远程利用平台，异地取证便捷化。拓展远程查询门类，在原有4种门类的基础上，新增劳模档案、再生育审批档案、村民建房档案等8个门类，使民生档案远程利用查档出证内容达到12种。同时，推进“就近查询，远程出证”民生档案远程利用服务工作，充分发挥全市各镇（街道）、村（社区）195个民生档案远程利用服务点作用。自2013年8月首个远程利用服务点试运行以来，共接受民生档案远程利用申请139人次、出证124份，使群众在镇（街道）便民服务中心、村（社区)综合服务中心等基层窗口，就能通过档案远程查询平台查阅以婚姻、知青等民生档案为主的各类档案，真正实现“家门口的档案馆”。
三是推广档案共建共享利用平台，馆室互动一体化。架构共建共享平台，以身份识别、权限控制的形式实现档案馆与各级党政机关档案室的信息共享与互动交流。细化平台功能，建立档案与电子文件收集、保管、利用、移交、年检上报等各项业务功能。实施分级监管、局馆统筹的层级管理模式，实现市档案馆与基层档案室间的业务交流和实时指导；并建立档案信息共享机制，各单位可查阅经鉴定开放的共享档案条目以及全文，截至2014年底，已鉴定开放24万条。同时， 按照边试边调整的原则，选定20家单位先行开展试点工作，通过定制个性化数据库进行历史数据批量迁移，形成目录数据55万条，各单位可通过发送借阅申请可直接查阅其他单位室藏档案和档案馆馆藏档案，真正实现馆室一体化功能。（海宁市档案局张丽霞）