宁波市海曙区创新社区档案管理纪实

“砍台账”给社区“减负增能”

作为宁波市中心城区，海曙区的社区建设工作在全省乃至全国都处于领先地位。近年来，海曙区社区档案工作水平逐年提高，截至2013年，全区76个（实际运作73个）社区中，档案管理达到省级示范的有9个，达到省级规范标准的有58个。从2010年开始，区档案局进一步推进社区档案信息化管理，取得了明显成效。在社区档案管理日益规范的同时，台账多的问题却愈发严重，这给社区干部带来了极大困扰。据海曙区2012年的不完全统计，社区承接的工作共有133项，部门进社区的工作有97项，普查调查工作有36项。各类考核台账47项，且台账制作要求高、标准多，许多社工被迫终日埋头整理台账，真正为居民服务的时间大幅减少。台账的过多过滥，也严重干扰了社区档案管理。比如，有的社区为了应付检查，将完整的档案拆卷；有的社区工作人员对档案工作产生了误解等等。为此，区档案局收到区两会代表委员提交的3件关于要求缓解基层档案、台账压力的议案和提案。

2012年，海曙区党委、政府针对社区工作负荷大的问题，成立了以党委、政府主要领导为组长的规范社区工作领导小组，党委办牵头，政府办、监察局、民政局、档案局为成员单位，联合整治社区考核台账多、创建活动多、普查调查多、信息平台多、挂牌多、盖章多等“六多”问题。其中，区档案局的主要任务就是“砍台账”。

台账一头连着积怨多年的社区，另一头连着主管考核的权力部门，由档案局出面“砍台账”，难度可想而知。为此，区档案局经过深入调研，确定了纸质台账“瘦身”和建立电子台账分步走的实施方案。

社区档案是社区产生的有保存价值的各种门类和载体的历史记录，具有原始性、真实性等特点，与台账的性质有很大不同。长期以来，社区工作人员对档案、台账概念的混淆，造成了该归档的材料没有归档，不该归档的材料过度保存的现象。因此，如何将档案与台账区别并有机联系起来，形成社区档案信息一体化管理体系，是区档案局面临的一项重要课题。一是厘清台账收集范围。区档案局通过对各业务台账内容仔细分析梳理，并与业务部门反复沟通协商，最终明确了社区档案台账的收集范围。二是推行标准化档案目录。要将台账真正“砍”到位，必须从源头上减少台账种类。为此，海曙区推行社区工作准入制度，印发《海曙区2012年部门工作进社区指导目录》，制定了《海曙区社区工作标准化档案目录（征求意见稿）》，并多次向社区、考核部门征求意见，不断完善目录。三是促使台账普遍“瘦身”。在推行《社区工作标准化档案目录》的过程中，区档案局赴多个社区跟进指导，大胆对社区各条线上的同类工作内容进行撤并。

建信息平台提质增速

为更好地推进社区信息化建设，减轻社工负担，提高工作效率，区档案局在社区台账“瘦身”后，着手建设了社区档案信息一体化平台，使各类台账的共享、检索和报送工作更加便捷高效。

首先，区档案局自主研发档案信息一体化管理平台。在认真调研思考、充分论证的基础上，区档案局提出了建设社区档案信息一体化管理平台的设想，该平台建设由区档案局牵头，区委办、区政府办和区民政局等部门配合。

其次，立足社区需求，设计实用功能，实现台账电子化管理。由区档案局自主研发的社区档案信息一体化管理平台具有台账录入、台账管理、网上考核、统计分析、档案管理等功能，实现了社区纸质台账向电子台账的转化。另外，该平台通过与街道、部门的互联互通，实现了台账和信息的在线报送和网络考核，工作效率大大提高。

举例来说，社工录入的电子台账在经社区负责人审核后，自动发布在信息共享库中，既保证了台账的准确、及时，又便于其他社工共享台账资源，了解社区整体工作动态。有了电子台账，档案员可以按归档要求，在平台上轻松在线归档。为方便社工检索利用档案，平台还设计了“一键推送”功能，档案可瞬间“变”为台账。涉及社区准入工作的表格都实行统一模板，并预置在平台中，社工只需勾选模板即可填报不同表格。到目前为止，平台共预置名单名册、活动培训、申请审批、情况统计、会议记录5类69种表格，大大缩短了社工制作台账的时间，促进了社区准入工作的规范化和科学化。

再次，推广社区平台，提高整改社区出现的机构牌子多、考核评比多、创建达标多的减负实效。2014年上半年，区档案局先后举办了10多期培训班，对街道、社区及相关部门进行培训，为平台的全面推广使用打下了扎实基础。在推广阶段，区档案局走遍各个街道，对广大社区工作人员进行面对面指导，并根据建议进一步完善平台功能，建成了与“81890志愿者”“锋领E家”等平台的接口，方便社区信息跨平台共享。随着平台的推广运行，该平台逐渐成为社区日常工作的必备工具。据最近的统计结果显示，已有711个社工绑定账号使用该平台，有1.4万多人次登录，产生台账数量1.3万多条，形成台账188本。

此外，该平台还设计了电子书功能，社工在选编台账时，目录、页码皆能自动生成，且排序自由，并提供个性化封面设计，彻底摒弃了以往制作纸质台账的繁锁程序。考核部门审核电子台账时，可自由选择内容查看，提高了审核的时效性。为减少平台的储存压力，提高白天的运行速度，平台设计了缓存功能，所有经确认的台账会在夜间自动生成为PDF格式（便携式文件格式），避免社工在白天制作台账本时花费太多时间。华兴社区的一名社工熟练运用平台后说：“工作中经常要调取以往几年的材料，现在只要动一动鼠标，资料都有了！”

跳出“台账堆”后，社区可腾出更多精力了解居民需求、调解邻里矛盾。同时，区档案局通过社区档案信息一体化管理的探索与实践，为社区和各级部门之间的信息互通和数据互惠开辟了一条新途径，提高了档案工作服务基层、服务居民的能力，提升了档案部门在基层的公信力和影响力。

原载于《中国档案报》2015年4月13日 总第2746期 第三版