北京14部门联合发文破解档案查询难

据了解，北京市工商局作为全市企业登记工作的主管部门，保管着全市130万户企业的工商登记档案，总量超过2亿页。工商登记档案相当于企业的“户籍材料”和“身份证明”，在企业日常经营、融资信贷以及行政审批过程中会经常用到。全市工商系统每年接待社会各界档案查询超过50万人次，查询打印超过2000万页，在首都经济建设、行政机关履职、司法部门办案乃至招标审核、融资信贷、劳动仲裁等方面发挥了重要作用。

近年来，随着我国社会经济发展、双创战略推进、商事制度改革、社会需求增长以及信息技术进步，原有的企业档案现场查询方式，已经不能完全满足新形势下相关部门与社会各界的查询利用需求。作为资源供给方的工商部门，不但受到场地条件和人力资源的限制，而且每年在纸张、耗材、设备维护等方面要投入上千万元的行政经费，行政成本与服务压力不断加大，作为资源需求方的本市企业，不但要到登记所在地工商部门的查询窗口排队等候，还要受到查阅时间和打印份数的限制，要消耗大量的时间和精力，获取成本与急迫程度不断推高。

为彻底破解档案查询服务的资源困境、满足企业查询出证的强烈需求，市工商局对登记档案的资源现状和各方需求进行了评估分析，对登记档案的服务模式和应用前景进行了思考，借助“互联网+”这一全新的经济社会发展形态，在2015年开发建设了“企业登记信息材料远程查询服务平台”。该平台将传统的纸质档案数字化，并借助数字认证技术，解决了申请人的身份确认问题，借助数字签章技术，解决了电子档案的法律效力问题，使电子档案和纸质档案具有相同的法律效力。在档案数字化的基础上，通过政务专网和互联网，向社会各界提供方便快捷的查询服务。

相对于现场查询，用户在查询多个企业的登记材料时，不必再往返于相应的多个工商登记部门，而是可以通过该平台“一站式”解决。以往用户在查询窗口只能查阅本企业的登记材料，现在通过该平台还可以查阅本市其他企业的登记材料（涉及商业机密和个人隐私的页面除外）。

该平台采用北京数字证书认证中心签发的数字证书来保证用户信息的准确性。据悉，目前北京市持有数字证书的企业已超过40万户，该市各级行政部门也大都持有部门数字证书。

用户通过该平台下载到本地的电子档案，均采用了电子签章技术，通过在文档页面上叠加显示红色印章，来确保电子文档与纸质文件的一致性。如电子文档的内容发生任何的增删改动，电子签章都将自动失效，原先叠加显示的红色印章将自动消失，这样就可以有效地保证电子文档的真实性、准确性与完整性。

该平台上线运行后，得到社会各界的普遍支持和欢迎。统计显示，截至目前，该平台共提供在线查询19万户次，导出下载信息资料4.9万户次，预计全年减少现场查询2800万页，减少现场打印730万页，大大降低了社会公众的取证成本，缓解了查询窗口的服务压力。

据北京市工商局有关负责人介绍，为彻底破除各种制度性障碍和技术性障碍，让数据多跑腿，让百姓少跑路，改“百姓来回跑”为“部门协同办”，从源头上将企业从证明“我是我”的逻辑困境中真正解脱出来，北京市工商局与市教委、经信委、人力社保局、住建委、交通委、商务委、旅游委、文化局、卫计委、地税局、质监局、统计局、公安交管局等14个市级行政部门通力合作，经过多次沟通与磋商，联合签发了《关于推进工商登记材料共享促进政府部门协同的工作意见》，在全市范围内建立起以档案资源共享和办事流程简化为核心的部门协同模式，相关行政部门今后将通过该查询服务平台进行企业登记档案的查询、浏览、验证、核实，而不再要求企业或个人提供加盖工商部门“信息查询专用章”的纸质证明材料。

该负责人表示，预计经过3年左右的时间，随着共享协作机制的进一步完善，每年现场查询人数将由现在的50万人次减少到10万人次左右，查询打印页数将由现在的2000万页减少到400万页左右。从社会成本的角度来看，此项工作每年可减少查询人出行往返80万人次，为社会公众节约时间成本约20万个工作日。