国家档案局长杨冬权听取丽水市档案工作专题汇报

丽水市档案陈鸿斌局长在汇报中指出，丽水市档案局以科技引领，创新思维，建设了全市统一的智慧档案云平台，打破了市、县、乡镇三级各部门机关档案室的信息壁垒，实现了区域内所有机关部门档案的共建共享、各部门现行文件的一站式检索、电子档案的安全管理。同时开通了“掌中档”，顺应民众随时随地获取档案信息的便利需求。

一、基本情况

      丽水市在浙江来说是一个欠发达地区，下辖9个县（市、区），档案信息化投入少，底子薄。在全省档案系统“两个推进”发展战略的实施中，丽水市档案局立足丽水实际，创新思维、科技引领，以最小的投入，获取最大的收益。从2011年起，丽水市档案局在“智慧档案”建设方面走出了科技兴档的跨越式发展道路。

1 、建设“智慧档案”设想的提出： 2007年，丽水市政府集中各县（市、区）的财力，建设了党政机关协同办公系统（OA系统），基本上实现了市、县两级部门电子公文的网上收（发）文功能。我们在2011年调研的时候，发现截止2011年3月，市本级已经有178个单位使用协同办公系统，系统内有发文4.26万件，收文86万件，总数据量为160G。9县（市、区）共有收文30万件、发文616万件，总数据量为900 G。这些文件都是打印成纸质归档，有条件的单位把纸质文件再扫描成影像文件挂接到档案管理系统中提供利用。OA系统中形成的大量的收、发文一直积存在系统内没有及时整理，不能有效利用，2009年，市政府信息中心曾经发生过系统崩溃，大量数据丢失的事故。为此，市档案局向市政府信息中心和市发改委提出了档案工作主动融入政府OA系统的设想，打通政府OA系统后端通道,现实电子公文在线归档和登记备份的工作方案。这个方案得到了市发改委、市政府信息中心的大力支持，认为是为他们解决了大量数据规范存贮的后顾之优。同时,我们也测算了一下,这些原生电子文件能够实现即时归档,具有特别重要的意义:一是降低纸质档案数字化的成本。全市各级机关部门每年生成应当归档文件100万件左右，重新数字化加工就需要400万元，如果对这些纸质档案进行OCR识别，可能要800万元才能达到90%的正确率（加上业务档案可能要1600万元）。二是提高了纸质档案全文检索的查全率。原生电文公文的文本与原件一至，不需要OCR识别，可以直接建立全文索引，直接查到文件中的任何一个字，一个词组。

  2 、各县（市、区）和各部门的共建共享。 丽水是经济欠发达地区，根据全省数字档案室和数字档案馆建设的标准要求，各县（市、区）档案局单独建设数字档案馆，各部门档案独建设数字档案室，财政不可能拿出足够的经费。为突破资金瓶颈，在2011年3月的一次全市档案局长会议上，各县（市、区）档案局长达成一致意见，由市档案局牵头，建设全市统一的档案管理和登记备份平台。即现在所称的“1+9+N档案协同管理系统”，这个系统的建成，总投资为175元，其中，市本级58万元，9县市区各13万元。该系统以市本级为中心，9县市为节点，采取分布式部署的形式部署在市本级和9县市，有条件的地方如莲都区档案局、龙泉市档案局部署在当地档案局的机房，条件不好的地方由当地政府信息中心托管。“1+9+N档案协同管理系统”包括三个子系统：一是机关数字档案室系统，实现OA系统的在线归档功能；二是档案安全监管和登记备份系统，实现各级档案部门对各机关数字档案室的在线监管和数据定期备份功能。三是云档案共享系统，实现全市范围内在政务处网的单位部门、乡镇、村机关数字档案的共享。

二、工作成果。

      丽水市智慧档案建设刚刚起步，只对全市电子公文进行了在线归档和数据集成分析。主要的工作成果为：

1 、以区域整合的方式，避免了各县各部门在档案信息化工作中的重复投资。

      丽水是经济欠发达地区，各县、各部门自行投资建设机关数字档案室和数字档案馆，投资大，标准不统一同，档案馆与各机关档案室之间数据无法共享。丽水的“1+9+N档案协同管理系统”，采取以市本级为中心，9县（市、区）为节点，分部式部署的方法。目前开通市、县、乡镇三级机关数字档案室800余家，并在今年延伸到部分村。有数据320余万条。整个系统软件开发投资仅175万元。如果不用该系统，各部门自行采购档案管理软件，单机版插每套需要2.5万元，800余家单位就需要2000万元，加上各自的硬件投入，需要较长的时间才能完成。

2 、以共建共享的方式，打破了各部门之间的档案信息壁垒。

      “1+9+N档案协同管理系统”实现了各单位OA系统形成的电子文件即时归档、及时备份、档案监管人员在线监管、在线业务指导等功能。同时，利用同一个平台的档案信息资源，建成了“云档案”信息共享系统。全市在政务外网的所有机关干部都能在各自的权限范围内查询到全市任何一个县的任何一个利用本系统的部门的开放或不开放档案。老百姓不出乡镇，有的地方可以不出村，就可能通过“云档案”共享系统查询到这些档案，享受到全市范围内“一站式服务、一键式检索”的便利。

3 、利用移动办公技术，建设“掌中档”。

      在“云档案”建设的基础上，我们与市移动公司合作，在确保网络安全的前提下，开发了“掌中档”移动客户端。将市领导、单位领导的手机串号、手机号与用户名、用户密码进行绑定，用户在有移动信号的地方，就能通过“掌中档”系统查询到各部门的档案资料。

4 、应用无线射频技术，建设档案自助超市。

      “基于RFID技术管理档案实体的可靠性研究”是2012年国家档案局立项的科研课题。今年通过国家档案局组织的专家验收。目前课题成果已经应用到系统研发当中，实现档案的开放式查阅和自助式查阅功能。

三、下步打算 ：

      目前，丽水的智慧政务平台建成已经初步形成。该平台采用阿里云技术建设IDC（互联网数据中心）云平台，实现互联网、政务网的数据互通。届时，政府信息中心的OA系统、各部门的行政审批系统都迁入IDC云平台。

      今年，我们积极与市经信委对接，提出“分布式布置异构系统间大数据集成和分析方案”建设智慧档案的设想。将目前全市的OA系统形成的电子公文、行政审批系统形成的涉民电子业务数据等通过智慧档案现实在线归档，建成大数据池，并运用大数据分析技术，对文件效益进行分析，为领导知情决策提供服务。比如市政府出台一份招商引资政策的文件，通过智慧档案的建设，就可以利用大数据集成与分析技术对该文件的经济和社会效益分析。从行政审批档案中分析出企业增加的数量、规模，从社保档案中分析出劳动力市场的变化情况，从统计档案中分析出这个政策的经济效益。从而形成政府决策的绩效评估报告，为领导知情决策服务。

      由档案部门建设汇集所有部门行政审批系统数据和电子公文的大数据池，虽然在政策法规上没有依据。但是，档案部门有其它部门无法比拟的优势：一是国家综合档案馆是本区域内各门类档案的保管中心，各部门形成的文件根据法律规定在若干年之后都需要向档案部门移交。档案部门如果不提前介入做好电子文件的归档工作，10年、20年之后再把接收的纸质文件扫描成电子文件提供利用，是一个不小的重复投入。二是目前除了档案部门能提前接收电子文件外，没有一个部门能把各部门形成的电子文件和电子业务数据归集到一起进行集中统一管理，所以档案部门的提前介入直接打破了不同部门、不同系统之间的信息壁垒。三是档案部门如果提前介入了各部门电子文件的归档工作，就有在同一个平台上建设大数据池的基础，从而开展大数据分析工作。

丽水的智慧档案建设工作，已经主动融入了智慧政务建设内容。在电子公文的在线归档管理、档案安全监管和登记备份、云档案信息共享方面，取得了一定的经验和成效。但与兄弟单位相比，还有一定的差距。我们将继续努力，通过智慧档案建设工作，以科技引领，实现全市档案事业的跨越式发展。

丽水市档案局毛清英