平湖市档案局深入推进平安档案建设

一、组织健全、保障有力

市档案局积极争取市委、市政府对档案工作的重视，定期汇报档案工作情况，及时制定出台我市《做好新形势下档案工作意见》，并将档案安全工作列入年度考核。争取财政经费支持，为档案系统软硬件配置、档案数字化加工、电子文件和数字档案登记备份及信息系统等级保护等工作提供了必要的资金保障。成立档案安全工作领导小组，定期召开会议，协调全市档案安全工作，落实各科室职责，协调分工，定期开展交流。

二、制度保障、标准规范

全面完善各项规章制度。对局原有各项规章制度进行了一次认真的梳理，并加以补充和完善。包括平湖市档案局（馆）涉密人员保密守则、数据保密及数据备份制度、涉密计算机保密管理制度、涉密移动存储介质保密管理暂行规定、涉密计算机维护、更换、报废保密管理制度等21个保密工作制度，明确规定“涉密不上网，上网不涉密”，确保档案管理的保密性和安全性。制定数字化加工现场管理制度、安全管理制度、保密守则等制度，并要求加工单位严格执行。

三、深化档案与电子文件登记备份

档案与电子文件登记备份工作开展至今已有5年，市档案局每年制定登记备份工作计划，确定年度登记备份的单位、范围及实施方案，包括法定进馆单位、重点工程项目档案、涉民电子业务数据登记备份。目前所有进馆单位室藏永久、30年期限文书档案已全部备份进馆，市社保、建设、卫生、教育、民政、国土、计生及市一院、中医院和市妇保所等18家涉民电子业务数据备份进馆。根据各单位数据容量大小和变化周期不同，不仅采取了定期离线、在线备份形式，而且还采取了专线日备形式。累计备份总量达2.5T。为了更加有效地确保档案信息安全，提高应对各种毁灭性灾害的能力，除了将数据备份进馆，还对重要档案实施了馆际间的异地备份。备份内容包括部分涉民单位业务数据及馆藏涉民档案专题库，分别备份于嘉兴市档案馆和青岛崂山区档案馆。

四、加强档案信息安全管理

加强对数字化加工各个环节监管，制定数字化加工安全制度,定期对加工现场进行保密检查。与加工单位签订保密协议，明确双方工作职责。对涉密人员进行动态管理，员工调入调出涉密岗位必须进行详细记录，并做好项目员工的保密教育和保密知识系统培训。监管人员在档案数字化加工期间对档案实体处理与流转以及数字化加工成果形成、处理的全过程进行安全监管，确保档案始终处于受控状态，杜绝档案实体和信息安全事故的发生。加工现场安装专门监控设施，实时监控工作人员的操作过程。加工现场断绝互联网连接，严禁使用无线键盘、无线鼠标及其他无线互联的外围设备。禁止在加工场地使用与工作无关的任何通讯、电子设备,封闭数字化设备的信息出口。所有用于加工项目的存储设备在项目完工后一律由平湖市档案局接收，包括作废的光盘等。

五、开展信息系统等级保护备案

此项工作从今年6月开始启动，经与测评公司沟通协商，市档案局结合自身情况，并根据我市数字档案馆各系统功能特性，划分为信息服务和管理两大系统，分别进行安全等级二级测评，并向公安部门备案。经测评公司现场测评、情况反馈，市档案局根据反馈情况，对各整改项逐一进行分析，及时完成了立即整改项的整改，并结合数字档案馆后续工作制定了长期整改计划，逐步采购安全保障软件与硬件设备。今年的信息安全保护项目招标采购工作已经完成，即将进入安装调试阶段。

六、推进机关档案室安全督查

进一步加强机关档案室安全督查，通过档案执法检查，严格要求各进馆单位档案库房面积，做到保管、查阅、办公“三分开”。档案库房必须满足安全保管要求，必须安装防盗门窗，安装空调和去湿设备等，配置手动灭火器，档案所在建筑都通过消防验收。要求具备电子档案存储设备，满足大容量档案数据存储要求，做好数据备份，并对数据刻录光盘做好登记。还要求部分单位制定档案与电子文件安全应急预案，开展档案与电子文件突发事件与灾害应急演练。

七、加强档案安全宣传教育

市档案局积极加强全市档案干部队伍的档案安全宣传教育，不断提高档案安全意识和工作能力。利用“档案宣传月”、“国际档案馆日”等广泛发动，精心组织，大力开展“平安档案”建设各类宣传活动。开展进社区、入学校、挂横幅、发放“平安档案”宣传资料、播放档案安全宣传片等活动。组织全局干部职工认真传达学习省、嘉兴市等上级部门“平安档案”建设工作的各项要求，学习平湖市委、市政府关于平安建设考评要求及责任分工等。多次组织相关单位参加全市档案信息安全恢复演练，提高各单位电子档案信息安全意识。把档案安全教育与法制宣传、业务学习、培训相结合，并落实到工作中,确保档案绝对安全。

下一步市档案局将以《平湖市做好新形势下档案工作意见》为指导，严格按照各项规定，进一步加强“平安档案”建设各项工作，全面保障档案信息安全可靠。

平湖市档案局 何晓军